¿Qué tengo que digitalizar en mi empresa? Estos son los trámites que vienen para este 2026

La facturación electrónica, el reporte fiscal y registro o la Ley de Movilidad Sostenible. Las empresas españolas se enfrentan en este 2026 una lista de novedades y obligaciones a las que tienen que adaptarse. Todas ellas relacionadas con la digitalización, que en muchos casos, generan múltiples dudas para las compañías.

¿Qué cambia en el 2026? Le hemos preguntado a una de las firmas especializadas en la materia en Galicia, Docuten. «La digitalización deja de ser una opción de gestión y pasa a convertirse en una obligación fiscal y operativa», explican desde la compañía gallega.

La facturación electrónica

Por un lado está, la facturación B2G (Business to Government). Es la obligación de facturar electrónicamente a las administraciones públicas (Ayuntamientos, CCAA, Estado) desde el 2015. Esta ley afecta a los proveedores y contratistas del Estado con importes superiores a 5.000 euros. Para ello hay que usar el formato estructurado Facturae y su envío a través de la plataforma FACe.

Por otra parte está la facturación B2B (Ley Crea y Crece). Se trata de la facturación electrónica obligatoria en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos profesionales. Hay un plazo de un año desde la aprobación del reglamento para empresas con una facturación mayor a ocho millones y dos años para el resto. La normativa se encuentra actualmente a la espera de la aprobación definitiva del reglamento, tras la publicación del Real Decreto. Se espera su aprobación y entrada en vigor escalonada a partir de 2026.

Reporte fiscal y registro: Verifactu

En base a  la Ley Antifraude, el conocido como Reglamento Verifactu, los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de los registros. Obliga al software de facturación a generar un registro informático de cada factura y lo remita (o tenga la capacidad de remitir) a la AEAT de forma íntegra e inalterable. Tras los últimos cambios normativos, se ha confirmado el aplazamiento en su aplicación, situando la fecha de la entrada en vigor obligatoria para las empresas para el 1 de enero del 2027. En el caso de autónomos, el 1 de julio. 

«Hay que aclarar que las nuevas leyes (Crea y Crece/Verifactu) coexistirán con el SII, el Suministro Inmediato de Información del IVA. Mientras que el SII es una obligación de reporte censal de facturas para grandes empresas, las nuevas normativas afectan al proceso de generación y al software de facturación para todas las empresas», dice el equipo de Docuten, que actúa como puente, permitiendo cumplir el envío al SII, y a la vez adaptarse a nuevos requisitos de facturación electrónica y verifactu.

Ley de la cadena alimentaria y Registro AICA

La Ley 12/2013 (reformada en 2021) introdujo la obligatoriedad de formalizar los contratos por escrito. Busca equilibrar la cadena de valor, proteger al productor primario, y la transparencia en las transacciones, exigiendo contratos escritos para cualquier transacción superior a mil euros. Desde junio del 2023, es obligatorio que el comprador inscriba los contratos en la plataforma de la AICA antes de la recepción del producto.

También está la digitalización y firma. «Debemos hablar de que el uso de la firma digital facilita que el productor firme legalmente desde su móvil, asegurando que el contrato sea inalterable y esté listo para subirlo al AICA, cumpliendo con los estrictos plazos legales», indican los expertos.

Transporte y logística: Ley de Movilidad Sostenible

Esta ley busca transformar el transporte hacia un modelo más limpio, eficiente, accesible y digitalizado. No solo busca reducir emisiones, sino modernizar un sector clave mediante la transparencia y la eficiencia digital. Tras su aprobación parlamentaria, la Ley de Movilidad Sostenible establece el 5 de octubre del 2026 como fecha límite para la digitalización obligatoria del documento de control. Este hito supone el fin del formato papel en el transporte y exige que las empresas cuenten con sistemas que aseguren la disponibilidad telemática de la información ante cualquier inspección.

Digitalización del transporte: Obligatoriedad de digitalizar el documento de control, facilitando el control administrativo y alineando a España con las normativas europeas, mediante el acceso en tiempo real y seguridad jurídica mejorada.

e-CRM (Carta de porte electrónica): «Es el impulso definitivo al documento digital para eliminar el papel en las cabinas de los camiones, asegurando la trazabilidad de la mercancía en tiempo real», dice Docuten.

Recomendaciones

Los expertos apuntan a que las compañías pueden ir más allá del mínimo legal para optimizar su propia gestión. «La firma de documento mercantil puede digitalizar toda la relación con clientes y proveedores mediante la firma digital. Hablamos de contratos de compraventa, acuerdos de confidencialidad, presupuestos o contratos de suministro».

Recomiendan también la Firma de Documentación Interna. «Se trata de implementar la firma digital para documentación interna y para eliminar el papeleo administrativo especialmente en el departamento de Recursos Humanos».

Así, se puede demostrar de forma inmediata e irrefutable que el empleado ha recibido y firmado la documentación obligatoria, eliminando el riesgo de extravío de documentos físicos.

«El sector del transporte puede digitalizar albaranes y checklists de carga para complementar la obligación de la carta de porte. Le permite asegurar la trazabilidad total de la mercancía en tiempo real y elimina las disputas comerciales gracias a una prueba de entrega digital inmediata e irrefutable».

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