Tres empresas gallegas utilizan el «software» Invoices para digitalizar sus facturas de forma certificada.
21 nov 2011 . Actualizado a las 17:47 h.La eco-eficiencia y la gestión de recursos ya no es solo una opción de ahorro para las empresas, sino una obligación. La Administración Pública se ha adaptado para facilitar su contacto con las empresas de forma telemática y la nueva normativa de la Agencia Tributaria permite el escaneo de las facturas recibidas en papel, de tal manera que la empresas pueden reducir el gasto en papel; y este recurso natural es uno de los principales residuos generados en las oficinas.
Pero este tema no es nuevo. La compañía ReadSoft presentó hace 15 años Invoices, su programa para la gestión automática de las facturas de proveedores, que acaba de recibir la homologación oficial de la Agencia Tributaria para facilitar la eliminación del papel en la gestión con el ente público. Con esta solución, los datos relevantes de todas las facturas recibidas, tanto en papel como en formato electrónico (PDF, EDI, xml o Facturae) pueden ser capturados de forma automática. Así, todo este proceso se puede automatizar al máximo, minimizando la intervención humana.
En su última versión, el programa permite eliminar las facturas recibidas en papel, ya que Invoices ha sido homologado por la AEAT para realizar la digitalización certificada de facturas.
La nueva normativa especifica que el escaneo de las facturas debe hacerse con un software homologado por la propia AEAT, lo que garantiza una imagen fiel e íntegra de cada documento. Esta normativa constituye un avance, ya que hasta su aprobación, la ley obligaba a las empresas a guardar todas las facturas recibidas en papel durante los últimos cinco años.
Al ahorro económico que le reporta la reducción de este recurso a la empresa, se añade la reducción del tiempo de gestión de las facturas, la eliminación de errores en la grabación de datos de las facturas al sistema financiero y el aumento de control sobre todo el proceso contable de una empresa.
Ejemplos empresariales
Firmas conocidas como Carrefour, Santalucía, Ericsson, Schindler, Etam o Fnac y entidades públicas como la Universidad Autónoma de Barcelona o la de Málaga son clientes nacionales e internacionales de esta compañía, cuya filial española acaba de recibir el premio Madrid Empresa Flexible que entrega cada año el Gobierno autonómico. Pero Readsoft también tiene clientes gallegos.
La compañía Las Rías utiliza Invoices desde hace cuatro años; la cooperativa coruñesa contrató el sistema de ReadSoft en el 2007 con el objetivo de automatizar las facturas de compras de sus socios. Se trata de una central de compras que intenta sacar los mejores precios para sus miembros, pero están obligados por ley a presentar las facturas que presentan a los cooperativistas con el mismo desglose con el que se lo manda el proveedor. Así, Invoices les permite capturar todo el detalle de las líneas de facturación (que suelen alcanzar los 35.000 al año) para incluir en una base de datos a partir de la cual extraen la facturación de sus propios clientes.
Megasa es otro de los ejemplos gallegos de gestión ecológica de sus facturas a través de la solución de ReadSoft. Desde el 2006, la metalúrgica captura los datos de unas 50.000 facturas cada año para validarlos contra los pedidos previamente aprobados y poder facilitar su contabilidad.
Pero no solo empresas, también otro tipo de entidades; el hospital Miguel Domínguez de Pontevedra utiliza Invoices desde hace dos años para capturar los datos de sus facturas de proveedores.
«Ahora que las compañías tratan de optimizar todos sus procesos, nuestra herramienta es referente para las empresas que quieren automatizar la gestión de sus facturas de proveedores», resume Antonio García, director general de ReadSoft en España. Y añade que ya son 25 millones el número de facturas que se gestionan cada año con Invoices en España y Portugal.
A través de un sencillo programa informático se pueden gestionar todas las facturas de forma electrónica.