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Ubicar tus archivos en la nube y comentar con tus colegas de trabajo el avance de un proyecto ya es coser y cantar. Las apps y servicios disponibles para trabajar en red desde tus dispositivos móviles están en auge. Es fácil ser productivo si tienes herramientas y sabes usarlas.

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La comunicación entre los responsables y sus equipos ha cambiado tanto en las empresas que las cifras indican que tres de cada cuatro trabajadores reciben algún mensaje con instrucciones a través de mensajería instantánea de forma diaria. Algo tan simple puede suponer un alivio y una solución o todo un dolor de cabeza si se convierte en un hábito que influya negativamente en la forma de trabajar a medio plazo.

La necesidad de acceder de forma ágil en todo momento a la información digital ha fomentado la aparición de un buen número de servicios en la nube que intentan facilitar el trabajo en equipo. Todo está cambiando en la forma de trabajar colaborativamente. Es el caso de Mario Seoane, un vigués que colabora con diferentes publicaciones digitales para las que elabora contenidos audiovisuales. Forma parte de varios equipos con los que se comunica a través del tradicional correo electrónico, si bien reconoce que la mayor parte de estas comunicaciones ya las está realizando a través de Slack, una herramienta de mensajería que permite la creación de múltiples canales para chatear con los diferentes grupos y donde se intercambian ideas de forma muy ágil. Además de texto, muchos de sus mensajes dentro de la aplicación incluyen imágenes de los trabajos que está desarrollando.

En el caso del ingeniero Fran Couto, la corporación para la que trabaja ha decidido aprovechar las herramientas que Microsoft pone a disposición dentro de su paquete ofimático Office 365 y ya está trabajando en varios grupos que ven evolucionar sus proyectos dentro de la aplicación Yammer. Se trata de una red social de carácter corporativa donde las diferentes unidades de la empresa han encontrado una forma muy productiva de comunicación. La ventaja que destaca es la facilidad para mantener conversaciones sobre un tema específico sin dispersarse. Los compañeros van añadiendo sus comentarios al planteamiento inicial y todo aparece perfectamente ordenado.

Los servicios de almacenamiento de información en la nube también han supuesto un gran cambio en la forma de trabajar de muchos profesionales. Ahora que están de moda los discos duros de memoria en estado sólido (SSD), pero todavía no han alcanzado un equilibrio entre capacidad y precio en el mercado, es muy habitual que alguien acostumbrado a tener a su disposición más de 400 GB de datos se vea de repente con un ordenador portátil que incorpora 128 GB. Un serio problema para muchos que se ha visto solventado gracias a los espacios en los servidores de empresas como Dropbox, Apple con su servicio iCloud o Microsoft con OneDrive.

La tendencia actual pasa por ubicar toda tu información en estos servicios, dejando en tus dispositivos, smartphones, tabletas o portátiles tan solo la información más relevante que quieres llevar contigo en todo momento y que no requiera de conexión a Internet. La gran baza que ofrecen estos servicios es la de proporcionar una buena cantidad de espacio por un precio bastante asequible, y además con la garantía de tener la información replicada y con copias de seguridad automatizadas.

Un servicio como OneDrive de Microsoft permite almacenar 5 GB de información en la nube de forma gratuita y dispone de planes muy atractivos para empresas, que pueden ofrecer a sus empleados la que a día de hoy parece desmesurada cantidad de 5 TB de almacenamiento.

Ahora es habitual ver como muchas personas acuden a una reunión llevando en la mano tan solo una tableta que pesa menos que un cartón de leche. Este es el caso de Ana Tuimil, una luguesa representante de ventas para una importante marca de ropa que no sabe vivir ya sin su tableta, desde la que accede directamente a la información que necesita con su conexión de alta velocidad y que además mantiene actualizada en tiempo real gracias a su equipo, ubicado a cientos de kilómetros de distancia.

Asana. Proyectos controlados

Es una herramienta muy útil para llevar control de las tareas de proyectos en los que colaboran varias personas. Permite la asignación de tareas a cada persona y un seguimiento muy eficaz de los plazos asignados, con recordatorios y mensajería instantánea. Estimula la colaboración entre las personas del equipo porque permite visualizar en la app la importancia de la aportación de cada uno para que el proyecto avance. Su app es tan buena como su versión web.

Slack. Mensajería moderna

Se trata de una app de mensajería instantánea que tiene como objetivo sustituir al correo electrónico para la comunicación de equipos que necesiten estar al tanto de lo que hace cada uno de sus miembros en cada momento. Unifica perfectamente las comunicaciones de los equipos y permite hacer grupos privados donde tratar temas específicos con tantos colaboradores como sean necesarios. Es la app favorita de los equipos que están dispersos geográficamente.

Yammer. Red social laboral

Los que la utilizan tienden a describirla como un Facebook de empresa. Es una red social basada en publicaciones de notas y archivos, que permite hacer grupos y colaborar con personal de la empresa y también con colaboradores externos. La integración en la suite Office 365 de Microsoft es uno de sus puntos positivos. Destaca por su facilidad de uso y presentación en la app móvil y también por la facilidad de uso de la mensajería privada entre personas o grupos.

iCloud. Sincronizar los iGadgets

Apple ofrece un servicio de almacenamiento en la nube que ha tenido muchas críticas en cuanto a la poca eficiencia de su sincronización. Es muy útil para hacer copias de seguridad de los dispositivos de la manzana y también permite almacenar archivos en carpetas, una cuestión que han reclamado desde los inicios los usuarios de iPhone. Los contenidos están accesibles desde un navegador y ofrece una interesante versión de la suite ofimática de Apple online.

Dropbox. Copias de seguridad

Es el servicio de almacenamiento y sincronización en la nube que más viralidad ha adquirido. Un buen lugar para almacenar archivos y sincronizarlos con un ordenador garantizando una copia de seguridad y la posibilidad de acceso a tus archivos en cualquier momento y en cualquier lugar. La versión gratuita es suficiente para disponer de un lugar de intercambio de archivos con otros colaboradores o pasar las fotos de las vacaciones a un familiar.

Onedrive. Al alcance de la mano

Es una de las mejores opciones para guardar información en la nube y ponerla a disposición de los compañeros de equipo. La forma de compartir archivos que ofrece Microsoft está bien pensada y evita que la información viaje de un lugar para otro mediante la cesión de permisos a otros. Adecuado si se quiere reducir el tráfico de correo electrónico entre el equipo de trabajo. Hace que cualquier dispositivo móvil sea un sitio ideal para acceder a la información.

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