Desde la apertura del Cunqueiro, ya no se envía documentación del paciente a las consultas; está en Ianus. Y si algo no está, el médico llama a Archivo y lo escanean
17 abr 2016 . Actualizado a las 05:00 h.Cada día del año 2010, las consultas de los hospitales públicos de Vigo y de los centros de especialidades recibían 4.500 historias clínicas. Eran los incómodos y poco manejables sobres marrones, habitualmente atestados de papeles. Cada cita que un paciente tenía con el especialista generaba automáticamente una petición de documentación.
Hoy en día no se manda ninguna historia clínica.
El Complejo Hospitalario Universitario de Vigo (Chuvi) aprovechó la puesta en marcha del Hospital Álvaro Cunqueiro para dejar de utilizar las historias en papel en las consultas. Ya no hay sobres marrones en los que bucear. Ahora está todo en el ordenador, en el programa Ianus.
O casi todo. «Cuando el médico está en consulta con el paciente y necesita algo que no está en Ianus, nos llama y se lo digitalizamos al momento. En diez minutos lo tiene», explica la jefa de grupo de Archivo, Ana Soto.
«Pero esos casos son excepcionales», matiza la responsable de Archivo y Documentación Clínica, Dolores Zapata, que se ha encargado de la implantación del Ianus en Vigo. Porque, dice, para llegar a este punto en que no hay sobres marrones en las consultas, se ha hecho un intenso trabajo. Y una de las piezas fundamentales de ese trabajo está en que el Archivo pactó con cada servicio la información que los clínicos necesitaban tener disponible en sus ordenadores para las consultas.
Porque ocurren dos circunstancias al mismo tiempo: por una parte, todos los facultativos van generando una historia clínica electrónica cada vez que un paciente acude a consulta y escriben en el ordenador o hacen una prueba, eso ya solo es digital; por otra, ya había una historia en papel -Ianus nació en el 2005- pero mucha de esa información era útil para los médicos y necesitaban tenerla disponible. Por eso se pactó con cada servicio qué información antigua necesitaban.
Todo eso se ha escaneado y está incorporado a la ficha digital de cada paciente del Sergas. Solo el año pasado, por ejemplo, se digitalizaron 203.960 documentos. A nivel central, hay unas normas de codificación, para que la información se pueda buscar. En Vigo se empezó en el 2013 a escanear los consentimientos informados y las hojas de inclusión en lista de espera, porque llevan la firma del paciente.
Aunque hay cosas que no resultan sencillas. Dolores Zapata, que desde hace un mes también es subdirectora médica del hospital, pone un ejemplo: en psiquiatría infantojuvenil se han escaneado los dibujos que hacen los niños, que aportan mucha información a los psiquiatras.
Por lo tanto, es raro que un médico necesite algo que no esté en Ianus. Zapata admite que hay algunas cosas no se pueden escanear, de momento, y sí se envían en papel. Son las menos: algunos tests psiquiátricos que tienen un formato similar al de libros o algunas gráficas de gran tamaño muy específicas.
El sistema sigue actualizándose permanentemente. Mucha gente no sabe que incluso puede llevar informes médicos y pruebas de otros centros -extranjeros, de otras comunidades, privados...- para que se incorporen a su historia. A la digital, claro.
El archivo tiene 1,2 millones de expedientes
En cuestión de protección de datos, la ley es estricta. Aunque todo esté volcado en los servidores del Sergas, debe existir una copia física. El papel se conserva. Por eso hay un archivo de historias clínicas de los hospitales de Vigo. Está dentro del recinto del Hospital Rebullón. Una nave verde, situada junto al viejo psiquiátrico, alberga alrededor de 1,2 millones de historiales. En su interior hay un laberinto de estanterías llenas de sobres marrones. En el ambiente se respira un orden cartesiano. Un índice de dígitos sirve para que los empleados se orienten. Cuando un papel se mueve, da la impresión de que va a ser imposible que vuelva al sitio que tiene reservado en esa inmensidad. Pero vuelve.
Porque, aunque ya no se envíen historias a los hospitales, estos todavía generan papeles. Un ejemplo: a un paciente le van a hacer una operación en Traumatología. Acude a Admisión y deja el papel para que lo incluyan en la lista de espera. Son las dos de la tarde. Se queda una copia. Lo que ocurre entonces, fuera de la mirada del paciente, es que Admisión envía el papel al día siguiente al Archivo. Allí «esa mañana o la siguiente se digitaliza y está en Ianus», dice Ana Soto. El papel se guarda dentro de la historia clínica física, porque ahí está su firma. Un sello deja constancia de que está escaneado.
Hay, en realidad, tres archivos: está el archivo activo -personas vivas que han acudido al hospital en los últimos cinco años-, el pasivo de los vivos -llevan más de cinco años sin ir al hospital- y el pasivo de los muertos -no se usa, salvo para investigar, por ejemplo enfermedades genéticas-. Nada se elimina.