La incertidumbre

La situación actual es muy complicada, para todos los que organizamos eventos y conferencias técnicas


Exactamente dentro de seis meses, el domingo 25 de octubre, tendríamos que estar cerrando la Tarugo5, la quinta edición de la conferencia sobre tecnología y negocios para la Comunidad que se aglutina alrededor de esta lista de correo, pero en la situación actual no sabemos qué pasará en un mes y mucho menos en seis. La situación es complicada, muy complicada, para todos los que organizamos eventos y conferencias técnicas.

El hoy

Hasta ahora, he hecho oídos sordos a todas las recomendaciones de cancelar o posponer la Tarugoconf de este año. Por un lado, por solidaridad con todos los eventos de amigos -como el T3chfest o el Pucela Tech Day- que, sin tiempo de reacción, tuvieron que cancelar la edición de este año. Por otro, por optimismo. Una cosa es que el COVIDgedón te pillara a una semana o un mes de la celebración de tu evento y otra muy diferente pensar que lo hiciera a 7 meses vista. En febrero prácticamente nadie había previsto que pudiéramos pasar dos meses confinados en casa, así que en marzo parecía imposible que en octubre pudiéramos seguir afectados por las medidas de contención del coronavirus. Por último, por pura obstinación. Cancelar o posponer un evento antes de que fuera absolutamente inevitable me parecía claudicar ante la adversidad sin luchar. Una opción perfectamente válida y respetable, pero también en contra de mi propia naturaleza.

Sin embargo, parece imposible ignorar durante más tiempo todas las señales y alarmas que no dejan de llegar. Facebook ha cancelado todos sus eventos presenciales hasta junio de 2021. La CommitConf -que iba a celebrarse el 27 de noviembre, un mes después de nosotros- ha anunciado que pospone el evento hasta una fecha indeterminada en la primavera de 2021. Pero lo más preocupante no es que eventos grandes y pequeños cancelen las ediciones de este año, sino la completa inseguridad sobre si podrá celebrarse un evento público en octubre y en qué condiciones.

A día de hoy, nadie sabe cuándo se permitirá la reapertura de la hostelería y el turismo; y, mucho menos, cómo se gestionará la asistencia a espacios cerrados -como cines, teatros y auditorios- y hasta qué punto se limitará el aforo de los mismos.

El mañana

Nuestro Gobierno no ha sido precisamente un ejemplo a la hora de anticipar las medidas de contención del COVID-19 -llegando al punto de publicarlas en el BOE media hora antes de su entrada en vigor- pero hasta el metódico Gobierno alemán ha rectificado las medidas que tenía previstas para la gestión de concentraciones públicas. Con ocho veces menos mortalidad per cápita que España, a mediados de abril anunció que todos los eventos públicos quedaban prohibidos en Alemania hasta el 31 de agosto. Apenas una semana después, publicaban un nuevo paquete de medidas que imponía una distancia mínima de 1,5m entre personas, prohibía la apertura de teatros y salas de conciertos hasta el 31 de julio y prorrogaba la prohibición de celebrar eventos de más de 5.000 personas hasta el 24 de octubre, lo que en la práctica significaba la cancelación del Oktoberfest y la Maratón de Berlín.

En España aún no sabemos nada, pero el Ayuntamiento de Madrid ya ha anunciado que cancela todas la fiestas, ferias y verbenas hasta noviembre y no debemos olvidar que la Tarugoconf va a celebrarse en La Nave, un espacio público de titularidad municipal. En estas condiciones ¿podremos celebrar la Tarugo5? Y, en caso de poder hacerlo, ¿cómo lo haremos? Teniendo un auditorio con un aforo máximo para 650 personas que vendimos en menos de 48 horas en la anterior edición, si debemos asegurar una separación mínima de 1,5 metros entre asistente y asistente ¿cuántas entradas deberíamos vender en esta ocasión? ¿325? ¿160?

Ante toda esta incertidumbre hay varias opciones a seguir que me gustaría compartir con vosotros, para conocer vuestra opinión y actuar en consecuencia porque -al fin y al cabo- la Tarugoconf se organiza para vosotros, los suscriptores.

Podríamos cancelar y volver en octubre de 2021. Es una opción tentadora -la más fácil para nosotros, por supuesto- porque nos permitiría concentrarnos en sobreponernos a la pandemia. Nosotros no somos organizadores profesionales de eventos ni vivimos de ello, sino de una empresa con 8 empleados, decenas de clientes y miles de candidatos. Procurar su bienestar -tanto personal como profesional- es un trabajo a tiempo completo -y complejo- pero, como ya he dicho antes, cancelar no es una opción para mí, excepto que la mayoría de la Comunidad así lo pidiera.

Podríamos intentar organizar una conferencia presencial, obviando todo lo que está ocurriendo, pero corriendo el riesgo de tener que cancelarlo todo a un mes -o de un día para otro, teniendo en cuenta los plazos con los que se maneja nuestro Gobierno- de la celebración del evento, con el perjuicio económico que eso podría suponer -hay pagos a proveedores, por ejemplo el catering, que se realizan por adelantado-tanto para nosotros como familia, como para patrocinadores y tarugos, sobre todo si vienen de fuera de Madrid (el 50% de los asistentes en las anteriores Tarugoconfs) y han tenido que reservar transporte y alojamiento.

Otra opción sería organizar una conferencia presencial y on line al mismo tiempo, algo que descarté casi al instante porque en la práctica -excepto que se considere como «asistir a una conferencia online» el tragarse 8 horas de streaming- sería organizar dos conferencias en paralelo al mismo tiempo. Un suicidio tanto personal como profesional en un momento en el que hacemos equilibrios para mantener la productividad trabajando confinados junto a nuestros hijos pequeños.

La última opción sería organizar una conferencia exclusivamente on line, pero ¿seríamos capaces de replicar la experiencia de la Tarugo sin disfrutar de la cercanía de ponentes y asistentes? ¿Podríamos enviar la Tarugo a la casa de los suscriptores? Y, en caso afirmativo, ¿merecería la pena hacerlo? 

La respuesta evidente es no. No merece la pena arriesgar el prestigio y la imagen que hayas labrado de tu evento intentando hacer un trasunto online del mismo, pero ¿y si fuéramos fieles al lema de la Tarugoconf -«todo es posible» y lo intentáramos?

Personalmente creo que uno de los principales problemas de las conferencias online que se están celebrando ultimamente es que muchas se llevan a cabo únicamente como solución de emergencia de la que se tira solo ante la imposibilidad de celebrar eventos presenciales. Eso hace que relajemos la exigencia a nivel de contenidos, audio o video que se le presupone a una conferencia profesional, pero on line no tiene porqué ser sinónimo de cutre. No tenemos porqué limitarnos a una videoconferencia a través de Zoom donde poder ver la decoración del salón del ponente. Puede que no se pueda reunir a 700 personas, pero sí se podría llevar a todos los ponentes a un plató donde dieran sus charlas con iluminación, audio y video profesional, varias cámaras, realización en directo y hasta una pequeña cantidad de público, para que no tuvieran que mirar a un monitor.

Otro de los problemas que he observado es que se intenta trasladar tal cual el contenido de las conferencias presenciales a un medio completamente diferente. Una de las principales ventajas de los eventos es que te permiten aislarte y concentrarte en las charlas a las que asistes, pero cuando consumes ese mismo contenido desde tu casa -con niños, mascotas, teléfonos y demás- es imposible mantener ese mismo nivel de atención. Por no mencionar que tragarte 6 u 8 horas de charlas mirando a una pantalla suena duro, pero ¿y si adaptáramos el contenido al medio? ¿Y si además de charlas hubiera entrevistas y concursos en directo junto a reportajes grabados de gran calidad? ¿Y si incentiváramos de alguna manera el consumo de dichos contenidos en directo, pero siempre fuera hacerlo posible a posteriori?

El último problema que le veo a las conferencias online es que no se replica el networking y pasilleo de los eventos tradicionales. Y es que, en un mundo donde la mayoría del contenido acaba siendo distribuido digitalmente, esos contactos personales son sin duda la mayor ventaja competitiva de las conferencias presenciales, pero ¿y si existiera una plataforma tecnológica que nos permitiera replicar online las interacciones con sponsors y otros asistentes? Por ejemplo, interactuando con los ponentes en las charlas, habilitando turno de preguntas y respuestas. O a través de una especie de Chatroulette dirigido que pusiera en contacto a gente con intereses comunes. O con charlas sobre temas concretos, acotadas a grupos de 4-5 personas, que reprodujeran las conversaciones de la hora del café. O con stands virtuales donde se pudiera interactuar directamente con los sponsors y conocer sus productos y servicios.

Después de mucho reflexionar esa es la conferencia on line a la que me gustaría asistir y, teniendo en cuenta que diseñamos la Tarugoconf como el evento presencial al que siempre nos hubiera gustado asistir, es tentador intentar organizarla, pero ¿merecería le pena? ¿Es algo en lo que la gente querría participar? Si nos metiéramos en algo así no debería ser para cumplir la papeleta sino para hacer algo que mereciera la pena. Algo que necesitaría una inmensa cantidad de tiempo y recursos porque, al fin y al cabo, la verdadera pregunta es ¿podemos producir en menos de seis meses un programa de televisión profesional de seis horas?

Y, si pudiéramos hacerlo, ¿deberíamos hacerlo? Ni siquiera sé si todo esto solo es un desvarío o un experimento en el que os gustaría participar, pero me gustaría saberlo. Por eso he preparado una pequeña encuesta para intentar conocer vuestra opinión. Hoy, la Bonilista no os plantea un tema para debatir sino una simple pregunta: en las actuales circunstancias ¿qué Tarugo5 queréis? 

Bonilista publicada gracias a Secuoyas

Secuoyas es uno de los estudios de diseño de productos digitales más prestigiosos de este país. Trabajan para clientes como ACNUR, Carrefour o LaLiga, pero también han sacado tiempo para poner toda su experiencia y conocimiento en el campo de la visualización de datos para crear una web donde todos podamos encontrar información actualizada, contrastada y -sobre todo- entendible del estado y evolución de la crisis COVID-19: https://coronavirus.secuoyas.com

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