Cómo convocarme a una reunión

Son una de las armas más poderosas con las que cuenta una organización, cuyos objetivos se basan en el trabajo colaborativo. Lo malo no es reunirse, sino reunirse mal


En el mundillo informático nos encantan las poses y las modas. Una de las más asentadas y extendidas es no otorgar ningún valor a las reuniones, que son vistas por la mayoría como un vestigio de un pasado rígido, oscuro y jerárquico, donde Los-Que-Mandan? las utilizaban para optimizar su agenda a costa de la de sus subordinados. 

En realidad, las reuniones son una de las armas más poderosas con las que cuenta una organización, cuyos objetivos se basan en el trabajo colaborativo, para conseguir alcanzarlos. Lo malo no es reunirse, sino reunirse MAL. 

Para empezar, nunca deberíamos agendar una reunión sin definir quién va a asistir, para qué nos reunimos, cuándo y dónde. Puede parecer una obviedad, pero no podéis imaginar la de veces que me han convocado a una reunión sin darme ni una sola pista de cuál era el tema a tratar. Como si una reunión bastara para justificarse a sí misma. No es así.

 Pero ese mínimo solo es suficiente para organizar una reunión, no para asegurarse de que esta sea -ni mucho menos- productiva. Una convocatoria debería ser el colofón de un proceso, no el inicio del mismo. Si no se nos proporciona información y contexto con tiempo suficiente para estudiar los temas a tratar, básicamente, solo se podrá esperar que improvisemos. Que reaccionemos en vez de reflexionar. Si tu interlocutor no es especialmente brillante, como es mi caso, es probable que reaccione ante un nuevo tema presentado por sorpresa con la misma confusión y desorientación que un conejo deslumbrado en mitad de la carretera. 

Esa preparación previa ya debería acotar bastante el contenido, porque una buena reunión no debe ser informativa sino ejecutiva. Nuestro objetivo debería ser siempre decidir cómo hacer algo, no contar algo o hacer algo. Hay herramientas y procesos mucho más adecuados que una reunión para informarse y colaborar de forma asíncrona y remota. 

Incluso en aquellos casos en los que las reuniones informativas tienen sentido -aquellas en las que la información a transmitir es tan compleja o tiene tantos matices que el esfuerzo de transcribirla y procesar dicha transcripción es mucho mayor que el de reunirse- se requiere un mínimo trabajo previo para poder llegar a esa conclusión. 

Más allá de la meta-información y la información, una reunión debería tener siempre una hora de finalización prefijada e inflexible. Hora, que no duración. La última estará implícita si hay puntualidad, promoviendo la misma. Eso permitirá gestionar la reunión como una actividad más en nuestra agenda, no como un agujero negro capaz engullir a todos los que gravitan alrededor de las mismas y hacerles desaparecer durante el resto de la jornada. 

Si la duración prefijada es absurdamente larga, será patente que alguien no ha hecho ese trabajo previo que antes hemos mencionado, pero es mejor que sea absurda a que no sea en absoluto: convocar una reunión sin duración máxima es igual que iniciar un proyecto sin ningún límite presupuestario. Puede que acabes logrando lo que te proponías y, sin embargo, que el coste necesario para conseguirlo haga que el esfuerzo no merezca la pena y sea percibido por todos como un fracaso. 

Evidentemente, nadie se siente cómodo estableciendo unas normas mínimas para la convocatoria de reuniones y exigiendo el cumplimiento de las mismas. Sobre todo, cuando el que nos convoca es una persona que no forma parte de nuestro organigrama -como clientes, proveedores o usuarios- por eso ha florecido todo un ecosistema de aplicaciones para gestión de reuniones, que empujan la creación toda esa meta-información e información previa antes de poder agendar y convocar una reunión. 

El uso de ese tipo de aplicaciones para tamizar reuniones puede ser efectivo a corto plazo, pero ¿de qué servirá si los que convocan las reuniones son nuestros responsables jerárquicos y no las usan? Por eso, lo que puede causar un verdadero impacto en nuestras organizaciones es la creación de una verdadera cultura de reuniones, definida y promovida por todos sus integrantes. Si esa cultura interna es sólida, evangelizarla externamente será mucho más sencillo. Si esa cultura interna es pública, nuestros interlocutores podrán adoptarla. 

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