¿Cuándo digitalizar la gestión de turnos de trabajo en tu empresa?
Las empresas con turnos de trabajo deben llevar el control de varios horarios y es algo que se les puede complicar si no cuentan con las herramientas correctas.
De hecho, la digitalización mediante softwares de gestión como Papershift han mostrado dar grandes resultados.
Estas herramientas ayudan a aumentar la productividad, evitan el absentismo laboral y mejoran el clima organizacional.
¿Qué es un cuadrante de turnos de trabajo y que dice la ley sobre ellos?
El cuadrante de trabajo es un cuadro con la información detallada de los diferentes turnos de un trabajador. Se puede elaborar con los horarios de cada semana, mes o incluso hacerlo por todo el año.
Es una manera muy efectiva de coordinar con los empleados con antelación los turnos en los que deberán trabajar.
Además, los cuadrantes de trabajo bien elaborados hacen que las empresas no caigan en errores o incumplimientos de la ley.
Por ejemplo:
- Los horarios deben ser informados a los trabajadores con un tiempo mínimo de 5 días.
- Un mismo trabajador no puede laborar en el turno nocturno dos semanas seguidas. Al menos que haya petición explícita de él mismo.
- Debe haber un descanso de al menos 12 horas entre una jornada de trabajo y otra.
¿Qué aspectos son importantes al momento de gestionar los turnos de trabajo?
Para gestionar los turnos de trabajo debes tener presente varios aspectos, desde la legislación hasta la salud de los trabajadores.
Aquí te dejamos algunos de los aspectos más relevantes:
- Tu empresa. Los turnos de trabajo deben estar adaptados a la estructura organizacional. Es decir, el tamaño, cantidad de trabajadores, ubicación, objetivos del negocio, la producción y demanda de productos.
- La legislación. Es parte de lo que ya mencionamos arriba, y debes prestar atención al Real Decreto Legislativo 1/1995, el 1561/1995 y la ley 31/1995. Sin dejar de lado la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
- Planificación y buena comunicación. Los turnos de trabajo deben hacerse con antelación, planificar meses o años completos, así le comunicas a tus trabajadores y estos pueden dar su opinión sobre los mismos.
Desventajas de usar la hoja de cálculo para gestionarlos
Para hacer una buena gestión de turnos de trabajo, una hoja de cálculo en Excel no es la mejor idea.
Siendo más claros, esta forma de hacerlo acarrea las siguientes desventajas:
- Perderás mucho tiempo. Si tienes que elaborar los turnos de varios cuadrantes de trabajo una plantilla significa que debes ingresar datos manuales, hacer cambios y estar expuesto a pérdida de información. Lo que lleva a una gran pérdida de tiempo.
- Tensiones y estrés. Con las hojas de cálculo no hay claridad para los trabajadores, lo que puede generar conflictos con los turnos, pérdidas para el negocio y un gran estrés para ti.
- Gestionar las vacaciones será una tarea titánica. La época de vacaciones siempre es un quebradero de cabeza, y si llevas todo en una hoja de Excel, hacer una buena gestión será casi imposible.
En definitiva, una hoja de cálculo no permite claridad con la gestión de los turnos ni comunicación en tiempo real con los empleados.
Los beneficios de usar un programa para crear turnos de trabajo
Con una app como la que te ofrece Papershift vas a disfrutar de las siguientes ventajas:
- Gestión clara y rápida. Se pueden hacer acciones de verificación masivas y todo queda registrado para mayor claridad.
- Detección de anomalías en el momento. Envían notificaciones ante cualquier anomalía para una rápida solución.
- Flexibilidad y adaptación. Se adaptan a la necesidad de cualquier empresa y puedes configurarlas a tu gusto.
- Sincronización entre dispositivos. Los trabajadores se pueden conectar y dar retroalimentación valiosa.
Características de un buen software de turnos de trabajo y cómo escoger el mejor para ti
Una buena App de gestión de turnos rotativos debe tener tres características principales. Tiene que ser capaz de transmitir información clara y precisa, permitir que fichar sea simple y que puedas automatizar toda la gestión con una fácil configuración.
Ahora, para escoger la mejor para tu empresa, debes tener en cuenta el tamaño, la cantidad de trabajadores y los objetivos de tu organización. Así puedes elegir un software como el que ofrece Papershift para la automatización de los turnos rotativos y cuadrantes de trabajo.